Documentación de la DAP se digitaliza para preservar la vida académica e institucional de los docentes

Actualizar la Unidad de Archivo e Información Documental de la Dirección de Asuntos Profesorales (DAP), ha sido uno de los antiguos proyectos que tiene esta dependencia con el fin de preservar todo el acervo documental personal y académico de cada profesor.
 
Pablo D’jabayan, director del DAP, al respecto dijo lo siguiente: “Aquí se hace la preservación del fondo documental. Este fondo estaba guardado en unidades de preservación no adecuadas, que eran carpetas muy sencillas, hoy en día contamos con una carpeta técnicamente realizada para este fin, la cual tiene varias secciones en su interior y además de eso tiene un componente químico que ayuda a preservar los documentos. Estamos resguardando lo que es la vida académica e institucional de nuestros profesores, tenemos unidades de archimóvil en donde tenemos la posibilidad, en un pequeño espacio, de resguardar una gran cantidad de documentos”.
 
Este proyecto de actualización del archivo de la DAP, requiere también de la revisión de la documentación de manera de hacer la selección adecuada, para sacar de los expedientes los documentos que son muy importantes para el profesor, pero que no son necesarios mantener en la dirección. “Se está haciendo la clasificación de documentos y se hacen sobres personalizados a nombre de cada uno de los profesores. Se les devuelve a las respectivas facultades, por lo que se están entregando estos documentos en los decanatos, de manera que los profesores deben estar muy atentos en los decanatos, allí reposan sobres que contienen documentos que son de su interés, hemos devuelto una gran cantidad y nos queda todavía un pequeño remanente”, dijo el profesor D’jabayan.

En este archivo reposan documentos de la DAP, como el archivo de Becas, Autorizaciones y Sabáticos, éste se está revisando para ser ordenado alfabéticamente para que cuando sea necesario buscar alguna documentación no se necesite revisar gran cantidad de documentos. También se tiene las  secciones de ordinarios, que son profesores que han ganado su concurso de oposición, contratados, profesores jubilados, sección de desincorporados y fallecidos, en este sitio reposa la vida institucional desde el punto de vista académico del docente.
 
Todos estos documentos, en un 80 %, ya han sido digitalizados, se colocan en archivos virtuales de cada profesor, quien tiene acceso a este archivo a través de una clave de usuario. Una gran mayoría de profesores tienen esta clave de usuario, otros no la tienen, en los próximos días la DAP emprenderá una jornada de actualización para solicitar la clave, para que todos los profesores puedan acceder a esta base de datos documental y verificar si falta o no algún documento o si hay datos que actualizar.

Del mismo modo las facultades tienen acceso a esta información, el Decano y Vicerrector de núcleo de cada una de las dependencias tiene una clave de usuario, con la cual puede visualizar todos los documentos de índole académica de cada uno de los profesores. “La información académica está a la mano de los funcionarios con cargos de decisión en la universidad, esto ayuda mucho porque cuando se necesita información de cualquier índole tienen la información de forma directa. Si tiene alguna dificultad se dirige a la DAP, en donde se le suministrará la información que requiera” puntualizó el profesor D’jabayan.

El archivo de la DAP está a la disposición, desde el punto de vista personal, de los profesores para revisar su carpeta, solicitar la copia de un documento que necesite además de que lo pueden hacer también por la vía virtual si no necesita ser certificado. La información actualizada está siendo respaldada constantemente en un disco duro de alta capacidad, que permanece fuera de la institución, por si llegase a presentar cualquier eventualidad contar con un respaldo de esa información.

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