La Oficina Central de Registros Estudiantiles (OCRE), en la actualidad está realizando varios proyectos con miras a mejorar los procesos de atención al estudiantado y brindar una respuesta rápida a sus solicitudes. En estos momentos está desarrollando el proyecto de integración con la Oficina de Admisión Estudiantil (OFAE), éste se encuentra en su fase de diseño y análisis.

Este proyecto tiene como objetivo que todas las oficinas de admisiones de la universidad, para todas las carreras, sean más directas, digitalizadas y automatizadas, pues hasta ahora lo hecho en esa área ha sido muy escaso y se hace necesario garantizar y facilitar todo lo concerniente a la seguridad en cuanto a la parte de admisión y matriculación.

“Lo primordial de la realización de este trabajo de enlace, es que va a abarcar la admisión y la matriculación, es decir, va a ser directo, no estará aparte de los sistemas. Cuando desde OFAE cargan los cortes de los admitidos, directamente llega a nuestro sistema para ser matriculados, sin mediar la intervención de ninguna persona, ni otros trámites, ni procesar información. Cuando ya se carga en este sistema, debe estar aquí la información completa para ser matriculado” explicó Claudia Pirela encargada del Departamento de Computación de OCRE.

En cuanto a los errores de nombre, que frecuentemente se presentan, se debe a que los mismos estudiantes colocan sus datos erróneamente desde que comienza el proceso para la inscripción de las pruebas de selección, esa información se depura cuando llega la matriculación. Con el nuevo sistema, se busca corregir esos datos sin que haya tanta manipulación por parte de otras personas que intervengan en esos trámites, dijo Pirela. Y agregó: “Ya tenemos parte de esas simulaciones, tenemos varios menús, porque la OFAE administra varios tipos de modalidades de admisión, así como los módulos del programa de profesionalización docente que vienen por otros medios, los cuales también están incluidos, es decir, estamos abarcando todas las modalidades de admisión y no solamente las que manipula la OFAE”.

Otro de los proyectos que están desarrollando es el Sistema de Cola Virtual, con el cual buscan evitar que el estudiante esté haciendo colas en horas de la madrugada en OFAE. A través del sistema sólo deben esperar las fechas de la matriculación. Con este avance de la integración entre la OFAE y la OCRE, se sabrá cuales son los estudiantes que van a ser matriculados y serán ellos mismos los que van a buscar la fecha en la que deben ir para ser matriculados, esto se considera como una agenda electrónica, los estudiantes buscan su cita y se integran a una cola y luego, dependiendo de la fecha, se atenderá según el orden.

Para finalizar, Pirela recalcó que la ventaja de todos estos nuevos proyectos es reducir los tiempos, además de disminuir la espera para los resultados y las fechas para la matriculación. “El tiempo de espera para que sea matriculado en OCRE, va a ser menor que en la actualidad. Todo esto se integra a un sistema de seguridad, al cual, el estudiante que va a ser admitido en la universidad, debe enviar su correo electrónico, para que se le envíe la clave para que acceda e ingrese a la cola virtual. Todo es a través de claves y solamente esa persona admitida, para ser matriculada, es la que accederá a esa cola virtual”.